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Wayfinding per visitatori negli edifici per uffici: la prima impressione inizia dalla hall

Un visitatore arriva nella hall del Suo ufficio per una riunione. Non è mai stato nell’edificio prima. La receptionist è al telefono. La directory a parete elenca 40 aziende in caratteri piccoli. Il visitatore non sa a che piano, in quale ala o quale ascensore prendere. Questo è un problema risolvibile. Consulti anche la nostra guida correlata su come rendere gli uffici amministrativi accoglienti per i visitatori.

Il divario nell’esperienza del visitatore

La maggior parte degli edifici per uffici ottimizza la navigazione per gli inquilini abituali che conoscono già la disposizione. I visitatori — clienti, candidati, corrieri, consulenti — ricevono una directory nella hall e sperano per il meglio.

Il divario tra l’esperienza dell’inquilino e quella del visitatore è un problema di immagine. Un visitatore confuso che arriva in ritardo a una riunione inizia l’interazione già frustrato. L’edificio o l’azienda che risolve questo problema appare più professionale.

Statistiche sui visitatori degli edifici per uffici

BOMA International (Building Owners and Managers Association) riporta 550 milioni di metri quadrati di spazi per uffici negli USA distribuiti su circa 900.000 edifici commerciali. L’edificio per uffici medio di Classe A ha circa 23.000 metri quadrati su 10-15 piani.

Un sondaggio di JLL (Jones Lang LaSalle) sul posto di lavoro ha rilevato che il 35% dei visitatori degli uffici segnala difficoltà nella navigazione in edifici con più di 5 piani. Per gli edifici multi-tenant, il numero sale al 48%. Il sondaggio ha anche rilevato che il visitatore medio dell’ufficio trascorre 4,7 minuti per navigare dalla hall alla sala riunioni.

L’International Facility Management Association riporta che la riunione media inizia con 5-7 minuti di ritardo a causa di partecipanti che si perdono o si spostano tra gli edifici. Per le aziende con una media di 15 riunioni al giorno, ciò rappresenta 75-105 minuti di produttività persa quotidianamente. I nostri dati sulla riduzione dell’80% delle domande direzionali mostrano cosa è possibile ottenere con il wayfinding a codici QR.

Un codice QR nella hall cambia tutto

Un singolo codice QR nella hall che apre una mappa interattiva dell’edificio offre ai visitatori fiducia immediata. Cercano il nome dell’azienda o il numero del piano, vedono esattamente dove si trova e sanno quale ascensore prendere.

Per un edificio per uffici con un solo inquilino, contrassegni sale riunioni, aree comuni, la mensa, i servizi igienici e il parcheggio. Per un edificio multi-tenant, contrassegni il piano di ogni azienda e i servizi comuni.

Il link di scansione del codice QR può essere condiviso negli inviti alle riunioni: “Il nostro ufficio è al Piano 5. Scansioni per una mappa quando arriva: [link].”

Configurazione senza coinvolgimento dell’IT

Questo è fondamentale per gli office manager. Non serve l’approvazione dell’amministrazione dell’edificio per mettere un cartello con codice QR sul proprio piano. Non serve il reparto IT per installare software. Non serve un processo di approvazione del budget.

Carichi la Sua planimetria, posizioni i marker, stampi i codici QR e li monti con strisce adesive. La nostra guida alla creazione di mappe indoor gratuite illustra il processo. L’intera configurazione è un progetto personale che richiede un pomeriggio. Quando funziona, può proporre di estenderlo all’amministrazione dell’edificio per la hall e le aree comuni.

Wayfinding per le sale riunioni

Nei grandi uffici, le sale riunioni sono la sfida di wayfinding numero uno. Ai visitatori viene detto “Sala Riunioni B” ma non hanno idea di dove sia. Anche i dipendenti in un ufficio nuovo o grande a volte faticano.

Contrassegni ogni sala riunioni sulla mappa del piano. Le dia lo stesso nome che appare nel sistema di prenotazione sale. Posizioni un codice QR nell’area della reception e nell’atrio dell’ascensore. I visitatori che arrivano per una riunione possono trovare immediatamente la loro sala.