← Blog Guides

Checkliste für Ausschreibungen zur Innenraum-Wegführung: Anforderungen, Fragen und Bewertungskriterien

Eine Ausschreibung für Innenraum-Wegführungssoftware zu verfassen bedeutet, Dutzende von Anforderungen abzuwägen — von der Kartenbearbeitung über Analysen bis hin zur Barrierefreiheit. Diese Checkliste gibt Beschaffungsteams ein strukturiertes Framework auf Basis praxiserprobter Bewertungskriterien und bewährter Innenraum-Navigationstechnologie.

Warum Ausschreibungen für Wegführung scheitern

Die meisten Beschaffungsprozesse für Innenraum-Wegführung beginnen mit einer vagen Anforderung wie „Wir brauchen eine digitale Karte für unser Gebäude.“ Ohne spezifische Bewertungskriterien entscheiden sich Organisationen für den Anbieter mit der besten Demo oder dem niedrigsten Preis — beides sagt langfristigen Erfolg nicht voraus.

Die Gartner-Umfrage 2025 zur Technologiebeschaffung ergab, dass 43 % der Einkäufe von Gebäudetechnologie die Erwartungen innerhalb von zwei Jahren nicht erfüllen, wobei der häufigste Grund „Anforderungen wurden während der Beschaffung nicht klar definiert“ lautet. Eine strukturierte Ausschreibung verhindert dies, indem sie Käufer und Anbieter zwingt, sich auf konkrete Punkte zu einigen.

Die folgende Checkliste umfasst funktionale Anforderungen, technische Anforderungen, Anbieterfragen und Bewertungskriterien. Passen Sie sie an die Größe, Branche und spezifischen Wegführungs-Herausforderungen Ihrer Organisation an.

Checkliste funktionale Anforderungen

Kartenverwaltung: Können Sie eigene Grundrissbilder hochladen? Unterstützt die Plattform mehrere Gebäude und mehrere Etagen pro Gebäude? Können nicht-technische Mitarbeiter Markierungen hinzufügen und bearbeiten, ohne Entwickler einzubeziehen? Gibt es einen visuellen Karteneditor mit Drag-and-Drop-Markierungsplatzierung?

Besuchererlebnis: Müssen Besucher eine App herunterladen, oder funktioniert die Wegführung in einem Standard-Webbrowser? Können Besucher Orte nach Namen suchen? Zeigt das System einen „Sie sind hier“-Indikator an? Funktioniert die Suche über mehrere Etagen und Gebäude hinweg?

QR-Code-Unterstützung: Generiert die Plattform QR-Codes zur physischen Platzierung? Können QR-Codes im Stapel gedruckt werden? Öffnet das Scannen eines QR-Codes die Karte an der richtigen Stelle, ohne dass eine App erforderlich ist?

Mehrsprachige Unterstützung: Kann die Oberfläche in mehreren Sprachen angezeigt werden? Können Markierungsnamen und -beschreibungen übersetzt werden? Erkennt das System automatisch die Browsersprache des Besuchers?

Barrierefreiheit: Erfüllt die besucherorientierte Karte die WCAG 2.1 AA-Standards? Ist die Suchfunktion per Tastatur bedienbar? Werden Screenreader für Ortsnamen und Beschreibungen unterstützt?

Der Kostenvergleich zwischen Digital Signage und QR-Wegführung kann helfen, Budgeterwartungen für verschiedene Ansätze zu setzen.

Checkliste technische Anforderungen

Hosting und Infrastruktur: Ist die Plattform cloudbasiert (SaaS) oder On-Premise? Wie hoch ist das Uptime-SLA? Wo werden Daten geografisch gespeichert? Ist die Plattform SOC-2-konform?

Integration: Bietet die Plattform eine REST-API für die programmatische Verwaltung? Gibt es Webhook-Benachrichtigungen für Ereignisse wie Markierungsaktualisierungen oder Scan-Aktivitäten? Können Karten per iFrame in bestehende Websites und Intranets eingebettet werden? Wird SSO unterstützt (SAML, OAuth)?

Leistung: Wie lang ist die Kartenladezeit auf mobilen Geräten? Funktioniert die Plattform offline oder bei schlechter Konnektivität? Welche maximale Kartenbildauflösung wird unterstützt?

Skalierbarkeit: Wie viele Gebäude und Karten kann ein einzelnes Konto unterstützen? Gibt es ein Limit für Markierungen pro Karte? Wie hoch ist die maximale Anzahl gleichzeitiger Besucher?

Sicherheit: Werden Daten bei der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt? Wie lautet die Datenaufbewahrungsrichtlinie? Können Kundendaten auf Anfrage gelöscht werden? Gibt es ein Programm zur Offenlegung von Sicherheitslücken?

Fragen an Anbieter

Implementierung: Wie lang ist der typische Zeitrahmen von der Vertragsunterzeichnung bis zur Live-Bereitstellung? Bieten Sie Onboarding-Unterstützung an? Können wir bestehende Grundrisse importieren, ohne sie neu zeichnen zu müssen?

Gesamtbetriebskosten: Welche Gebühren fallen über den Abonnementpreis hinaus an? Gibt es Gebühren pro Gebäude, pro Scan, pro Benutzer oder Einrichtungsgebühren? Was passiert mit unseren Daten, wenn wir kündigen?

Referenzen: Können Sie Referenzen von Organisationen vorweisen, die unserer in Größe und Branche ähnlich sind? Welche messbaren Ergebnisse haben diese erzielt?

Roadmap: Welche Funktionen sind für die nächsten 12 Monate geplant? Wie priorisieren Sie Feature-Anfragen von Kunden?

Support: Welche Support-Kanäle stehen zur Verfügung (E-Mail, Telefon, Chat)? Wie hoch ist die durchschnittliche Reaktionszeit für Support-Tickets? Gibt es Dokumentation und eine Wissensdatenbank für den Self-Service?

Der Vergleichsleitfaden für Wegführungssoftware bietet zusätzliche Bewertungskriterien für führende Anbieter.

Bewertungs-Scoring-Framework

Erstellen Sie eine gewichtete Bewertungsmatrix, um Anbieter objektiv zu bewerten. Empfohlene Gewichtungsverteilung:

Besuchererlebnis (25 %): Benutzerfreundlichkeit für Besucher, kein App-Erfordernis, Suchqualität, mobile Responsivität, mehrsprachige Unterstützung.

Kartenverwaltung (20 %): Qualität des Self-Service-Editors, Massenoperationen, Unterstützung mehrerer Gebäude, Aktualisierungsgeschwindigkeit.

Gesamtbetriebskosten (20 %): Abonnementkosten, Implementierungskosten, Hardwareanforderungen, laufende Wartungskosten, versteckte Gebühren.

Integration und technische Eignung (15 %): API-Verfügbarkeit, Einbettungsoptionen, SSO-Unterstützung, Compliance-Zertifizierungen.

Anbieterstabilität und Support (10 %): Unternehmensgröße, Finanzierung, Kundenreferenzen, Supportqualität, SLA.

Analysen und Reporting (10 %): Scan-Tracking, Suchanalysen, exportierbare Berichte, Dashboard-Qualität.

Bewerten Sie jeden Anbieter mit 1–5 für jedes Kriterium, multiplizieren Sie mit der Gewichtung und bilden Sie die Gesamtsumme. Dies beseitigt subjektive Verzerrungen und macht die Auswahlentscheidung gegenüber Stakeholdern nachvollziehbar.

Warnsignale, auf die Sie achten sollten

Obligatorische App-Downloads: Jeder Anbieter, der von Besuchern die Installation einer mobilen App verlangt, wird eine deutlich geringere Akzeptanzrate verzeichnen. Statista berichtet, dass 68 % der Verbraucher keine App für einen einmaligen Besuch herunterladen. Browserbasierte Wegführung ist der Standard, den Besucher erwarten.

Hardware-Lock-in: Anbieter, die proprietäre Beacons, Sensoren oder Kioske erfordern, schaffen langfristige Abhängigkeit und laufende Wartungskosten. Fragen Sie ausdrücklich, welche Hardware erforderlich und welche optional ist.

Preise pro Scan: Einige Anbieter berechnen nach der Anzahl der QR-Code-Scans oder Kartenaufrufe. Dies schafft perverse Anreize — Sie werden für Erfolg bestraft. Festpreismodelle von Plattformen wie QRCodeMaps (ab 99 $/Monat) sorgen für planbare Kosten.

Kein Self-Service-Karteneditor: Wenn Sie den Anbieter einbeziehen müssen, um einen Raumnamen zu ändern oder eine Markierung zu verschieben, dauert jede Änderung Tage statt Minuten. Self-Service-Kartenbearbeitung ist unentbehrlich für Organisationen, bei denen sich Raumaufteilungen häufig ändern.

Keine Analysen: Wegführung ohne Analysen ist eine Blackbox. Man kann nicht verbessern, was man nicht messen kann. Stellen Sie sicher, dass die Plattform mindestens Scan-Zählungen, Suchprotokolle und Null-Ergebnis-Tracking bietet.

Ausschreibungsvorlage und nächste Schritte

Strukturieren Sie Ihr Ausschreibungsdokument in fünf Abschnitten:

1. Organisationsübersicht: Beschreiben Sie Ihre Gebäude, Besuchervolumen und aktuellen Wegführungs-Herausforderungen. Nennen Sie die Anzahl der Gebäude, Etagen und geschätzten täglichen Besucher.

2. Funktionale Anforderungen: Verwenden Sie die obige Checkliste und kennzeichnen Sie jede Anforderung als erforderlich, bevorzugt oder optional.

3. Technische Anforderungen: Spezifizieren Sie Integrationsbedarfe, Compliance-Anforderungen und Infrastrukturpräferenzen.

4. Anbieterfragen: Fügen Sie die oben aufgeführten Fragen sowie alle organisationsspezifischen Anfragen hinzu.

5. Bewertungskriterien: Teilen Sie die Scoring-Gewichtungen mit, damit Anbieter Ihre Prioritäten verstehen.

Setzen Sie einen realistischen Zeitrahmen: zwei Wochen für Anbieterantworten, eine Woche für Demos, eine Woche für Referenzprüfungen und eine Woche für die endgültige Entscheidung. Gesamter Beschaffungszyklus: fünf bis sechs Wochen.

QRCodeMaps ist darauf ausgelegt, bei den wichtigsten Kriterien gut abzuschneiden — kein App-Erfordernis, Self-Service-Karteneditor, integrierte QR-Generierung und Festpreismodell ohne Hardwareabhängigkeiten. Starten Sie eine kostenlose Testversion, um die Plattform anhand Ihrer spezifischen Ausschreibungsanforderungen zu evaluieren.