← المدوّنة Insights

توجيه زوار المباني المكتبية: الانطباعات الأولى تبدأ من الردهة

يصل زائر إلى ردهة مكتبك لحضور اجتماع. لم يزر المبنى من قبل. موظف الاستقبال على الهاتف. دليل الجدار يسرد 40 شركة بخط صغير. الزائر لا يعرف أي طابق أو أي جناح أو أي مصعد يستخدم. هذه مشكلة قابلة للحل. راجع أيضاً دليلنا ذا الصلة حول جعل المكاتب الإدارية صديقة للزوار.

فجوة تجربة الزائر

معظم المباني المكتبية تُحسِّن الملاحة للمستأجرين اليوميين الذين يعرفون التخطيط بالفعل. الزوار — العملاء والمرشحون وموظفو التوصيل والمقاولون — يحصلون على دليل ردهة ويأملون الأفضل.

الفجوة بين تجربة المستأجر وتجربة الزائر هي مشكلة علامة تجارية. الزائر المرتبك الذي يصل متأخراً إلى اجتماع يبدأ التفاعل وهو محبط بالفعل. المبنى أو الشركة التي تحل هذه المشكلة تبدو أكثر احترافية.

إحصائيات زوار المباني المكتبية

تُفيد BOMA International (جمعية ملاك ومديري المباني) بوجود 5.9 مليار قدم مربعة من المساحات المكتبية في الولايات المتحدة عبر نحو 900,000 مبنى مكتبي تجاري. المبنى المكتبي المتوسط من الفئة أ يضم 250,000 قدم مربعة عبر 10-15 طابقاً.

وجد استطلاع JLL (Jones Lang LaSalle) لأماكن العمل أن 35% من زوار المكاتب يبلغون عن صعوبة في التنقل في المباني التي تضم أكثر من 5 طوابق. للمباني متعددة المستأجرين، يرتفع الرقم إلى 48%. ووجد الاستطلاع أيضاً أن زائر المكتب المتوسط يقضي 4.7 دقيقة في التنقل من الردهة إلى قاعة الاجتماعات.

تُفيد الرابطة الدولية لإدارة المرافق أن الاجتماع المتوسط يبدأ متأخراً بـ 5-7 دقائق بسبب ضياع المشاركين أو تنقلهم بين المباني. للشركات التي يبلغ متوسطها 15 اجتماعاً يومياً، يعني ذلك 75-105 دقائق من الإنتاجية المفقودة يومياً. تُظهر بياناتنا حول تقليل أسئلة الاتجاهات بنسبة 80% ما يمكن تحقيقه بالتوجيه برموز QR.

رمز QR في الردهة يغيّر كل شيء

رمز QR واحد في الردهة يفتح خريطة تفاعلية للمبنى ويمنح الزوار ثقة فورية. يبحثون عن اسم الشركة أو رقم الطابق ويرون بالضبط أين يقع ويعرفون أي مصعد يستخدمون.

لمبنى مكتبي بمستأجر واحد، علِّم قاعات الاجتماعات والمناطق المشتركة والكافتيريا ودورات المياه والموقف. لمبنى متعدد المستأجرين، علِّم طابق كل شركة والمرافق المشتركة.

يمكن مشاركة رابط مسح رمز QR في دعوات الاجتماعات: “مكتبنا في الطابق 5. امسح للحصول على خريطة عند وصولك: [الرابط].”

الإعداد بدون إشراك قسم تقنية المعلومات

هذا أمر حاسم لمديري المكاتب. لا تحتاج موافقة إدارة المبنى لوضع لافتة رمز QR في طابقك. ولا تحتاج قسم تقنية المعلومات لتثبيت برامج. ولا تحتاج عملية موافقة على الميزانية.

ارفع مخططك الطابقي، ضع العلامات، اطبع رموز QR، وثبِّتها بشرائط لاصقة. يرشدك دليل صانع الخرائط الداخلية المجاني خلال العملية. الإعداد بالكامل مشروع شخصي يستغرق فترة ما بعد الظهر. عندما يعمل، يمكنك اقتراح توسيعه لإدارة المبنى ليشمل الردهة والمناطق المشتركة.

توجيه قاعات الاجتماعات

في المكاتب الكبيرة، قاعات الاجتماعات هي التحدي الأول في التوجيه. يُخبر الزوار بـ “قاعة المؤتمرات ب” لكن ليس لديهم فكرة أين تقع. حتى الموظفون في مكتب جديد أو كبير يعانون أحياناً.

علِّم كل قاعة اجتماعات على خريطة طابقك. سمِّها بالضبط كما تظهر في نظام حجز القاعات. ضع رمز QR عند منطقة الاستقبال وعند ردهة المصعد. الزوار القادمون لاجتماع يمكنهم فوراً إيجاد قاعتهم.