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Bürogebäude-Besucherführung: Der erste Eindruck beginnt in der Lobby

Ein Besucher kommt für ein Meeting in Ihrer Bürolobby an. Er war noch nie in dem Gebäude. Die Rezeptionistin telefoniert. Das Verzeichnis an der Wand listet 40 Firmen in Kleinschrift auf. Der Besucher weiß nicht, welche Etage, welcher Flügel, welcher Aufzug. Das ist ein lösbares Problem. Siehe auch unseren verwandten Leitfaden, wie Sie Verwaltungsbüros besucherfreundlich gestalten.

Die Lücke im Besuchererlebnis

Die meisten Bürogebäude optimieren die Navigation für die täglichen Mieter, die das Layout bereits kennen. Besucher — Kunden, Bewerber, Lieferanten, Auftragnehmer — erhalten ein Lobby-Verzeichnis und müssen dann sehen, wie sie zurechtkommen.

Die Kluft zwischen Mieter-Erlebnis und Besucher-Erlebnis ist ein Markenproblem. Ein verwirrter Besucher, der zu spät zu einem Meeting kommt, beginnt die Interaktion bereits frustriert. Das Gebäude oder Unternehmen, das dieses Problem löst, wirkt professioneller.

Bürogebäude-Besucherstatistiken

BOMA International (Building Owners and Managers Association) meldet 550 Millionen Quadratmeter Bürofläche in den USA in rund 900.000 gewerblichen Bürogebäuden. Das durchschnittliche Klasse-A-Bürogebäude hat 23.000 Quadratmeter auf 10–15 Etagen.

Eine JLL-Arbeitsplatzumfrage (Jones Lang LaSalle) ergab, dass 35 % der Bürobesucher Schwierigkeiten bei der Navigation in Gebäuden mit mehr als 5 Etagen berichten. Bei Mehrmieter-Gebäuden steigt die Zahl auf 48 %. Die Umfrage stellte außerdem fest, dass der durchschnittliche Bürobesucher 4,7 Minuten für die Navigation von der Lobby zum Besprechungsraum benötigt.

Die International Facility Management Association berichtet, dass das durchschnittliche Meeting 5–7 Minuten zu spät beginnt, weil sich Teilnehmer verlaufen oder zwischen Gebäuden navigieren. Für Unternehmen mit durchschnittlich 15 Meetings pro Tag sind das 75–105 Minuten verlorene Produktivität täglich. Unsere Daten zur Reduktion von Wegfragen um 80 % zeigen, was mit QR-Code-Wegführung erreichbar ist.

Ein Lobby-QR-Code verändert alles

Ein einzelner QR-Code in der Lobby, der eine interaktive Gebäudekarte öffnet, gibt Besuchern sofort Sicherheit. Sie suchen nach dem Firmennamen oder der Etagennummer, sehen genau, wo es ist, und wissen, welchen Aufzug sie nehmen müssen.

Für ein Einzelmieter-Bürogebäude markieren Sie Besprechungsräume, Gemeinschaftsbereiche, die Kantine, Toiletten und Parkplätze. Für ein Mehrmieter-Gebäude markieren Sie die Etage jedes Unternehmens und gemeinsame Annehmlichkeiten.

Der QR-Code-Scan-Link kann in Meeting-Einladungen geteilt werden: „Unser Büro befindet sich auf Etage 5. Scannen Sie bei Ihrer Ankunft für eine Karte: [Link].“

Einrichtung ohne IT-Abteilung

Das ist entscheidend für Büromanager. Sie benötigen keine Genehmigung der Gebäudeverwaltung, um ein QR-Code-Schild auf Ihrer eigenen Etage anzubringen. Sie brauchen keine IT-Abteilung für die Softwareinstallation. Sie brauchen keinen Budgetgenehmigungsprozess.

Grundriss hochladen, Markierungen setzen, QR-Codes drucken und mit Klebestreifen montieren. Unser Leitfaden zum kostenlosen Indoor-Kartenersteller führt Sie durch den Prozess. Die gesamte Einrichtung ist ein persönliches Projekt, das einen Nachmittag dauert. Wenn es funktioniert, können Sie vorschlagen, es für die Lobby und Gemeinschaftsbereiche auf das gesamte Gebäudemanagement auszuweiten.

Besprechungsraum-Wegführung

In großen Büros sind Besprechungsräume die größte Herausforderung bei der Wegführung. Besuchern wird „Konferenzraum B“ genannt, aber sie haben keine Ahnung, wo sich dieser befindet. Selbst Mitarbeiter in einem neuen oder großen Büro haben manchmal Schwierigkeiten.

Markieren Sie jeden Besprechungsraum auf Ihrem Etagenplan. Benennen Sie sie genau so, wie sie im Raumbuchungssystem erscheinen. Platzieren Sie einen QR-Code am Empfangsbereich und in der Aufzugslobby. Besucher, die zu einem Meeting kommen, können sofort ihren Raum finden.