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Señalización para visitantes en edificios de oficinas: Las primeras impresiones comienzan en el vestíbulo

Un visitante llega al vestíbulo de su oficina para una reunión. Nunca ha estado en el edificio antes. La recepcionista está en una llamada. El directorio en la pared lista 40 empresas en letra pequeña. El visitante no sabe qué piso, qué ala ni qué ascensor tomar. Este es un problema que tiene solución. Consulte también nuestra guía relacionada sobre cómo hacer que las oficinas administrativas sean amigables para los visitantes.

La brecha en la experiencia del visitante

La mayoría de los edificios de oficinas optimizan la navegación para los inquilinos diarios que ya conocen la distribución. Los visitantes — clientes, candidatos, repartidores, contratistas — reciben un directorio del vestíbulo y esperan lo mejor.

La brecha entre la experiencia del inquilino y la experiencia del visitante es un problema de marca. Un visitante confundido que llega tarde a una reunión comienza la interacción ya frustrado. El edificio o la empresa que resuelve esto se percibe como más profesional.

Estadísticas de visitantes en edificios de oficinas

BOMA International (Building Owners and Managers Association) reporta 5.900 millones de pies cuadrados de espacio de oficinas en Estados Unidos en aproximadamente 900.000 edificios comerciales de oficinas. El edificio de oficinas Clase A promedio tiene 250.000 pies cuadrados distribuidos en 10-15 pisos.

Una encuesta de JLL (Jones Lang LaSalle) sobre el lugar de trabajo encontró que el 35% de los visitantes de oficinas reporta dificultad para navegar en edificios con más de 5 pisos. Para edificios multiinquilino, la cifra aumenta al 48%. La encuesta también encontró que el visitante promedio de oficina pasa 4,7 minutos navegando desde el vestíbulo hasta su sala de reuniones.

La International Facility Management Association reporta que la reunión promedio comienza entre 5 y 7 minutos tarde debido a que los participantes se pierden o navegan entre edificios. Para empresas que promedian 15 reuniones por día, eso representa entre 75 y 105 minutos de productividad perdida diariamente. Nuestros datos sobre la reducción de preguntas de orientación en un 80% muestran lo que es alcanzable con la señalización mediante códigos QR.

Un código QR en el vestíbulo lo cambia todo

Un único código QR en el vestíbulo que abra un mapa interactivo del edificio les da a los visitantes confianza inmediata. Buscan el nombre de la empresa o el número del piso, ven exactamente dónde está y saben qué ascensor tomar.

Para un edificio de oficinas de un solo inquilino, marque salas de reuniones, áreas comunes, la cafetería, baños y estacionamiento. Para un edificio multiinquilino, marque el piso de cada empresa e instalaciones comunes.

El enlace de escaneo del código QR se puede compartir en las invitaciones a reuniones: “Nuestra oficina está en el Piso 5. Escanee para ver un mapa cuando llegue: [enlace].”

Configuración sin involucrar a TI

Esto es fundamental para los administradores de oficinas. No necesita la aprobación de la administración del edificio para colocar un cartel con código QR en su propio piso. No necesita que el departamento de TI instale software. No necesita un proceso de aprobación de presupuesto.

Suba su plano de planta, coloque marcadores, imprima códigos QR y móntelos con tiras adhesivas. Nuestra guía gratuita para crear mapas de interiores le guía por el proceso. Toda la configuración es un proyecto personal que toma una tarde. Cuando funcione, puede proponer expandirlo a la administración del edificio para el vestíbulo y las áreas comunes.

Señalización para salas de reuniones

En oficinas grandes, las salas de reuniones son el desafío de señalización número uno. A los visitantes les dicen “Sala de conferencias B” pero no tienen idea de dónde queda. Incluso los empleados en una oficina nueva o grande a veces tienen dificultades.

Marque cada sala de reuniones en su mapa del piso. Nómbrelas exactamente como aparecen en el sistema de reserva de salas. Coloque un código QR en el área de recepción y en el vestíbulo del ascensor. Los visitantes que llegan a una reunión pueden encontrar inmediatamente su sala.