オフィスビルの来訪者案内：第一印象はロビーから始まる
来訪者が会議のためにオフィスのロビーに到着します。そのビルに来るのは初めてです。受付は電話中。壁のテナント一覧には40社が小さな文字で並んでいます。来訪者はどのフロアか、どの棟か、どのエレベーターに乗ればいいかもわかりません。これは解決可能な問題です。行政機関のオフィスを来訪者に優しくする関連ガイドもご覧ください。
来訪者体験のギャップ
ほとんどのオフィスビルは、すでにレイアウトを知っている日常的なテナント向けにナビゲーションを最適化しています。来訪者——クライアント、求職者、配達員、業者——にはロビーのテナント一覧が与えられるだけで、あとは各自で頑張るしかありません。
テナント体験と来訪者体験のギャップはブランディングの問題です。混乱した来訪者が会議に遅刻して到着すれば、すでにフラストレーションを抱えた状態でやり取りが始まります。この問題を解決するビルや企業は、よりプロフェッショナルに感じられます。
オフィスビル来訪者の統計
BOMA International（ビル所有者管理者協会）の報告によると、米国には約900,000棟の商業オフィスビルに59億平方フィートのオフィススペースがあります。平均的なクラスAオフィスビルは10〜15階建てで250,000平方フィートです。
JLL（ジョーンズ ラング ラサール）の職場調査では、5階建て以上のビルでオフィス来訪者の35%がナビゲーションの難しさを報告しています。マルチテナントビルではこの数字は48%に上昇します。また、平均的なオフィス来訪者がロビーから会議室まで移動するのに4.7分かかることもわかりました。
International Facility Management Associationの報告では、平均的な会議は参加者が迷ったりビル間を移動したりするために5〜7分遅れて始まります。1日平均15回の会議がある企業では、これは毎日75〜105分の生産性損失に相当します。道案内の質問を80%削減するデータが、QRコード案内で何が達成可能かを示しています。
ロビーのQRコードがすべてを変える
ロビーに1つのQRコードを設置してインタラクティブなビルマップを開けるようにするだけで、来訪者に即座に安心感を与えられます。会社名やフロア番号を検索すれば、正確な場所がわかり、どのエレベーターに乗ればいいかもわかります。
単一テナントのオフィスビルでは、会議室、共用スペース、カフェテリア、トイレ、駐車場をマークしましょう。マルチテナントビルでは、各テナントのフロアと共用設備をマークします。
QRコードのスキャンリンクは会議の招待メールで共有できます：「弊社オフィスは5階です。到着したらマップをスキャンしてください：[リンク]」。
IT部門の関与なしでの設定
これはオフィスマネージャーにとって重要なポイントです。自分のフロアにQRコードの案内板を設置するのに、ビル管理会社の承認は不要です。IT部門にソフトウェアをインストールしてもらう必要もありません。予算承認プロセスも不要です。
フロアプランをアップロードし、マーカーを配置し、QRコードを印刷して、粘着テープで取り付けるだけです。無料の屋内マップ作成ガイドで手順を詳しく説明しています。設定全体は午後の時間で完了する個人プロジェクトです。うまく機能したら、ロビーや共用エリアへの展開をビル管理会社に提案できます。
会議室の案内
大規模オフィスでは、会議室がナビゲーション上の最大の課題です。来訪者は「会議室B」と言われても、それがどこにあるか全くわかりません。新しいオフィスや大規模オフィスでは、従業員でさえ迷うことがあります。
フロアマップにすべての会議室をマークしましょう。部屋の予約システムに表示される名前と全く同じ名前を付けてください。受付エリアとエレベーターホールにQRコードを設置します。会議のために到着した来訪者が、すぐに会議室を見つけられるようになります。